Šodien mēs neskarsim visus punktus (to ir vairāk nekā 100). Bet es apsolu, ka mēs izskatīsim elementārākos un tos, kuros visbiežāk tiek pieļautas kļūdas.

Kā organizēt publisku pasākumu:

1. solis. Nosakiet pasākuma mērķi.

Pirmā lieta, ko ir svarīgi darīt jebkurā jautājumā, īpaši saistībā ar uzņēmējdarbību: saprast, kam un kādam nolūkam pasākums ir veltīts? Varbūt jūs pārdodat sausās tualetes un jums ir jāpiesaista partneri. Varbūt jums ir tīkls zobārstniecības klīnikas, un vēlaties organizēt vitrīnu izstādi, lai atrastu jaunus klientus/pacientus.

Padomājiet par to, kas jums ir vajadzīgs un kāpēc. Kāpēc viņiem būtu jāpārtrauc tas, ko viņi dara, un jārezervē vieta pie jums? Un no šejienes jūs sapratīsiet, par ko ir jābūt konferencei/izstādei/meistarklasei un kā tā ir jāparāda.

2. darbība. Izvēlieties atrašanās vietu.

Pirms vietas izvēles ir svarīgi: a) aprēķināt aptuveno cilvēku skaitu, kas apmeklēs jūsu pasākumu, b) samazināt iegūto skaitu par 30%. Kāpēc tas ir vajadzīgs? Pirmkārt, daži cilvēki nevarēs ierasties (pat ja samaksājuši par biļeti). Otrkārt, maza, bet pārpildīta zāle ir labāka nekā milzīga auditorija, kas ir pustukša.

Solis 3. Izveidojiet augstas kvalitātes ielūgumus/skrejlapas.

Lai pareizi izveidotu skrejlapu, ir daži vienkārši noteikumi:

liela brošūra (apmēram A5),
liels un viegli lasāms fonts (vēlams vienkāršus fontus, kurus lasām katru dienu, piemēram, Arial).

Jābūt minimālam tekstam, maksimāli spilgtiem un stilīgiem attēliem. Bukleta mērķis ir radīt jautājumus un vēlmi uzzināt vairāk. Nekādā gadījumā viņa nedrīkst stāstīt visas detaļas.

*Svarīgi: noteikti pārbaudiet, vai skrejlapā ir norādīta precīza adrese, tālruņa numurs, pasākuma datums un laiks.

Ja jums ir šādu skrejlapu paka, varat tās izlikt un izplatīt, kur vien vēlaties (izņemot vietas, kuras ar likumu aizsargā pret nelikumīgu izlikšanu). Publiskās runās, ar partneriem pasākumos, piketos, izstādēs, veikalu plauktos – vispār, lai kur būtu jūsu mērķauditorija.

4. darbība. Uzaiciniet un apstipriniet runātāju sarakstu.

Kad esat izlēmis par randiņu, ir pienācis laiks uzaicināt runātājus. Ja runātāji ierodas pie jums no citas pilsētas, tad ir nepieciešams vienoties vismaz 4 nedēļas pirms pasākuma.

5. solis. Kliedziet par savu notikumu visur, mudinot arī citus kliegt par to.

Šodien mēs nerunāsim par reklāmu. Taču svarīgi pieminēt, ka tavs uzdevums ir piesaistīt šim pasākumam maksimālu uzmanību. Lai to izdarītu, jums ir jābūt gan reklāmas kampaņai, gan PR no: runātājiem, partneriem, dalībniekiem.
Runātāji filmē video ielūgumus, sūta vēstules abonentiem un runā par notikumu sociālajos tīklos. Partneri ir tie paši, kā arī savi mediju kanāli. Dalībnieki dalās savās emocijās un runā par pasākumu, piemēram, par dāvanu (vienkārša, bet galvenais – viegli pieejama).

7. darbība: izmantojiet plašsaziņas līdzekļus, kad iespējams

Jūs varat arī atspoguļot savu notikumu radio vai TV. Lai to izdarītu, pietiek, piemēram, sarunāt interviju vai reportāžu ar kādu no sava pasākuma runātājiem.

8. solis. Sagatavojiet visus materiālus pasākumam

Pasākumā līdzi jābūt baneriem ar partneriem, galdam ar literatūru par pasākuma tēmu (jūsu grāmatām, partneru grāmatām, runātājiem) un izdales materiāliem. Cilvēki varēs veikt piezīmes izdales materiālos, bet tas nav galvenais. Viņu mērķis ir atgādināt jums pēc pasākuma beigām.

Kad cilvēki atstāj zāli, parasti pēc 20 minūtēm viņi pāries uz citām lietām. Varbūtība, ka viņi paši jūs atcerēsies pēc nedēļas, ir neticami niecīga.

Taču, ieraugot paciņu ar jūsu logotipu, piezīmju grāmatiņu, kalendāru vai pildspalvu no jūsu pasākuma, viņi jūs noteikti atcerēsies. Tāpēc izturieties pret to atbildīgi.

9. darbība. Ieceliet moderatoru.

Jums ir jābūt personai, kas uzraudzīs un labos priekšnesumus. Runātāji bieži neseko pulkstenim, tāpēc ir nepieciešams moderators, lai to kontrolētu un vadītu.

Varbūt viņš pacels dažas zīmes, kas saka “5 minūtes”, vai arī datorā tiks parādīts trauksmes signāls, kas signalizēs runas beigas pēc 10 minūtēm.

Apkoposim:

Ja jūs vēlaties patiešām īstenot lielu notikumu, vismaz nenāktu par ļaunu redzēt, kā citi to dara. Piemēram, mūsu pēdējā Infokonferencē 2014 zālē saspiedās gandrīz 3000 cilvēku. Vai tas ir labs rezultāts? Es domāju, ka jā.

Jau pavisam drīz Infobusiness2.ru notiks nākamais liela mēroga pasākums uzņēmējiem - Viskrievijas biznesa konference 2015. Ar tādiem runātājiem kā: Andrejs Parabellums, Konstantīns Beņko, Radislavs Gandapas, Nikolajs Mročkovskis, VTB Bank un Euroset pārstāvji un daudzi citi.

Noteikti izlasiet vairāk par šo konferenci, apmeklējot vietni, jo es nevaru īsumā pastāstīt par šī pasākuma pilnu mērogu un spēku.

No 31. janvāra līdz 1. februārim Andrejs Parabellums ar visu Infobusiness2.ru uzņēmumu un partneriem rīko All-Russian Business Conference 2015. Un jums ir jābūt, bez neveiksmēm. Un visu pārējo jūs uzzināsiet vietnē, uz kuru jūs dosieties, noklikšķinot uz pogas zemāk.

Notikumi piepilda mūsu dzīvi katru dienu: daži no tiem neatceras, jo ir līdzīgi viens otram, citi paliek atmiņā uz ilgu laiku, jo to īstenošanā tika izmantota unikāla mehānika un tehnoloģijas. Daudzi no viņiem parādījās nesen, taču viņiem izdevās sevi labi pierādīt.

Sāksim ar mūsdienās populāro jauno produktu – paplašināto realitāti. Šī tehnoloģija ietver realitātes palielināšanu ar jebkuriem virtuāliem objektiem. Tas ir, tiek izveidota noteikta telpa, kurā cilvēks tiek ievietots un kļūst par notikuma galveno varoni. Viens no spilgtākajiem paplašinātās realitātes izmantošanas piemēriem ir atrodams ASV. Tur kanāls BBC kopā ar Appshaker Ltd., atbalstot Blu-ray/DVD Frozen Planet, iepirkšanās centrā izveidoja ledus gabalu, kurā ikviens varēja uzkāpt un apskatīt Arktikas dzīvniekus, un dzīvnieki tika atrasti. rokas stiepiena attālumā. Akcijā piedalījās veselas ģimenes, kuras pēc tam ilgu laiku dalījās iespaidos ar draugiem un paziņām.

Tālāk pārceļamies uz Ņujorku. Tieši tur multimediju mākslinieks Aaron SherwoodFirewall izmantoja sirreālu instalāciju. Izstādē izvietoju interaktīvu audeklu, kuram bija jāpieskaras, un atkarībā no pieskārienu intensitātes un mūzikas atskaņošanas uz šī audekla parādījās dažādas bildes. Taču tās vēl nav visas šī audekla iespējas: tā bija daļa no priekšnesuma mijiedarbībā ar skatītājiem – dejotāji izpildīja kompozīcijas ar audeklu, un skatītāji otrā pusē ieraudzīja dejas attēlu.

Turpinājumā radošā tēma, pievērsīsimies tehnoloģijām, kas ļauj skatītājam justies kā māksliniekam un kļūt par dalībnieku unikālajā gaismas un mūzikas radīšanā projektā Fusion Emotion. Fusion Emotion ir unikāls dzīvs eksponāts, kas, tāpat kā iepriekšējais jaunais produkts, ir balstīts uz gaismas un skaņas spēli. Taču tikai šim orķestrim ir trīs diriģenti, kas “komandē” pie skārienpaneļa. Šīs pultis ir apvienotas ar gaismas kolonnu un skaņas sistēmu, un tās ļauj trim dalībniekiem vienlaikus vadīt gaismas un mūzikas orķestri. Katrs dalībnieks izvēlas skaņas kanālu, skaidri dzird izvēlēto balsi un iekrāso savu sektoru, izmantojot krāsu skalu. Kolonnā tiek sajauktas trīs sektoru krāsas, un rodas radošs noslēpums, kur publika kļūst par šīs gaismas un mūzikas akcijas dalībniekiem.

Pievērsīsimies tehnoloģijām, kas parādījās tālajā 2004. gadā, bet tad nez kāpēc nesaņēma pienācīgu uzmanību, lai gan spēja piešķirt notikumiem novitāti. Par miglaino ekrānu mēs tagad runāsim. Miglas ekrāns ir ierīce, kas no sīkiem ūdens pilieniem izveido plakanu virsmu, lai parādītu attēlus vai video. Ikviens var iziet cauri šai instalācijai, to neiznīcinot. Migla neatstāj nekādas pēdas – tā izšķīst dažu sekunžu laikā pēc izslēgšanas.

Šo tehnoloģiju, kuras parādīšanās un pazušana aizņem tikai dažas sekundes, var izmantot izstādēs, naktsklubu pasākumos, prezentācijās tā var kalpot kā projektora ekrāns, to var izmantot iepirkšanās centri un PR kampaņu laikā.

Miglaini ekrāni rada pasakainu atmosfēru un pārvērš pasākuma dalībniekus par supervaroņiem. Šis jaunais produkts galvenokārt ir vērsts uz pozitīvām emocijām un vēl vairāk pozitīvas emocijas viesi, jo spilgtāks un neaizmirstamāks pasākums kļūst.

Vēl viena tehnoloģija, kas ir kļuvusi plaši izplatīta btl un notikumu jomā, ir projekcija. Šo tehnoloģiju izmanto galvenokārt publiskos pasākumos vai pasākumos, kur nepieciešams atstāt spēcīgu iespaidu. Spilgti šādas tehnoloģijas izmantošanas piemēri ir 2 gadījumi.

Pirmā ir ziemas atklāšanas ceremonija Olimpiskās spēles 2010. gads Vankūverā, kur viss stadions kļuva par projicēšanas virsmu, kurā bija redzamas izrādes autoru scenāriju idejas, un jo īpaši tā iespaidīgākā daļa – "Sapņu ainava", kuras vizuālo komponenti nodrošināja 30 milzīgi projektori, kas izvietoti visā stadionā.

Otrais ir ielu akcija “maģiskais taksofons”, kas notika Brazīlijā 2012. gada decembrī. Pasākuma noslēguma daļa bija pasakaina projekcija uz indīgu ēku, kas beidzot deva iespēju bērniem noticēt Ziemassvētku burvībai.

Btl un pasākumu industrijā ir tehnoloģijas, kas tiek izmantotas citās jomās, piemēram, visizplatītākā izmantošana ir kinoteātros. Jā, mēs tagad runājam par 3D attēliem - šī tehnika ir izmantota diezgan ilgu laiku un ir vērsta uz tilpuma skaitļi, kas izdaiļos pasākumu un būs kaut kas tāds, kas piesaistīs aicināto interesentu uzmanību. Šīs tehniskās attīstības pielietojums ir plašs: prezentācijas, kinoteātri, atklāšanas ceremonijas un daudzi citi pasākumi. Piemēram, Krievijā šī tehnoloģija tika izmantota, atverot Windows 8 izpārdošanu. Vienā no Media Markt veikaliem par galveno veikala dizaina risinājumu tika ņemts Windows 8 interfeisa “flīžu” stils iespējams parādīt jaunās operētājsistēmas iespējas un uzsvērt dinamismu 3D ceļš, kas veda no arkas pie veikala ieejas uz preses konferenču zonu. Hologrāfiskajā panelī tika parādīts, kā Windows 8 sākuma ekrānā izskatās “dzīvās” lietojumprogrammu flīzes, kā arī ilustrācija par to, kā darbojas pašas lietojumprogrammas, tostarp lietojumprogramma Media Markt ar mainīgiem dienas piedāvājumiem. Ikviens veikala apmeklētājs varēja izstaigāt 3D stāvu nedēļas laikā no prezentācijas dienas. Teiksim vairāk, šī paneļa kopējā platība bija 156 m2, un tā izmēra dēļ tas tika iekļauts Ginesa rekordu grāmatā.

Vēl viens jauns produkts ir emociju skeneris, kas papildina lietotāja attēlu ekrānā ar datiem par viņa vecumu, garastāvokļa rādītājiem un emocijām, kuras viņš piedzīvo. Viesi nepalaidīs garām iespēju izveidot sejas kameras priekšā, lai pārbaudītu savu emociju spēku un prezentētās ierīces veiktspēju. Šīs tehnoloģijas izmantošanai ir iespējamas 2 iespējas. Pirmā ir izklaide, kad zāles centrā stāv emociju skeneris, un katrs var pārbaudīt, kādas emocijas piedzīvo. Otrais ir informatīvs, kad skeneris nolasa dalībnieku emocijas un pēc tam veido objektīvu uztveres attēlu. Visi emociju skeneri fiksē 4 galvenos rādītājus – ķermeņa temperatūru, muskuļu tonusu, ādas reakcijas un pulsu, tieši pēc šiem raksturlielumiem tiek atpazītas emocijas.

Progress nestāv uz vietas, tagad prezentācijai nav jānēsā milzīgi koferi un somas ar rūpnieciskām precēm, šodien pietiek tikai ar interaktīvām vitrīnām - nospiediet pogu - un vitrīna parādīsies jebkurā vēlamajā vietā, un potenciāls klients varēs novērtēt ne tikai preču kvalitāti, bet arī sortimentu.

Lai pasākums būtu neaizmirstams, spilgts un iedarbīgs, idejas un scenārija izstrādē jāiegulda daudz pūļu un laika, kā arī daļa radošuma. Notikuma scenārijs ir, varētu teikt, visa pasākuma kodols, bez kura pasākums vienkārši “sabruks gabalos”.

Notikuma scenārijs ir vesels stāsts ar savu sākumu, kulmināciju un noslēgumu. Pateicoties pareizi pārdomātai programmai, pasākuma vadītājs var aizvest viesus izdomātā, fantāziju pasaulē. Tomēr Pasākuma vadītājs un talantīgs pasākuma scenārija autors nav viens un tas pats. Bet, lai kļūtu par īstu pasākumu guru, ir jāapvieno abas īpašības.

Tātad, šeit ir daži padomi, kā uzrakstīt perfektu skriptu:

Analizējiet, kas ir jūsu klients

Svarīga pasākuma veiksmes sastāvdaļa ir precīza izpratne par klientu interesēm, vēlmēm un vienlaikus arī iespējām. Neaizmirstiet precizēt visas detaļas ar klientu un uzzināt viņa viedokli par vairākiem jautājumiem. Tādā veidā izvairīsities no pārpratumiem un klients būs apmierināts. Klienta vide, dzīvesveids un noskaņojums var sniegt jums pareizo priekšstatu par scenāriju. Ir nepieciešams, lai pasākums galu galā atspoguļotu klienta raksturu un lai klients justos kā vakara vadītājs, nevis viesis.

Koncentrējieties uz notikumu tendencēm

Ir svarīgi ne tikai izveidot savu radošās idejas un jaunas pasākumu tēmas, bet arī koncentrēties uz pārējo pasākumu tirgu. Analizējot pagātnes notikumus pasaulē - organizāciju, prezentāciju, tēmas - jūs, no vienas puses, iegūstat Jauns izskats un idejas, un, no otras puses, salīdziniet savu darbu ar konkurentu darbu, izprotot savas stiprās puses un problemātiskās jomas. Turklāt pasākuma zonai ir sava modes tendences un jomas, kas jāņem vērā profesionālam organizatoram, izstrādājot jauna pasākuma scenāriju. « Pagājušajā gadā pēc filmas “Lielais Getsbijs” iznākšanas visi pasākumi tika iekārtoti šikā 20. gadsimta sākuma stilā. Šogad populārākā, pilnīgi jauna koncepcija Elfu pasaka,”– jaunākās tendences komentē pasākuma dizainere.

Detalizēti pārdomājiet vakara kulmināciju

Gaidīšana ir viena no intriģējošākajām cilvēka jūtām. Ja vēlaties, lai par jūsu pasākumu runātu un apmeklētu, izstrādājiet scenāriju, lai noteiktu, kas (vai kurš) būs vakara spilgtākais punkts. Atkarībā no pasākuma tēmas tas varētu būt kāda slavena mākslinieka uzstāšanās, krāsains šovs vai jauna produkta prezentācija (biznesa vakara gadījumā). Noteicis turpmāko vakara intrigu, radi ap to nepieciešamo ažiotāžu.

Nebaidieties eksperimentēt

Pasākums vienmēr ir kaut kas jauns un neparasts. Reti kad klients nolīgst notikumu vadītāju, lai atkārtotu vai kopētu pagātnes notikumu. Gluži pretēji, klients no organizatora sagaida kaut kādu līdz šim neredzētu brīnumu. Kā tas iesaka: « Nebaidieties no jauna radīt fantāziju. Paplašiniet savas iztēles robežas un pievienojiet dažas interesantas detaļas."

Neaizmirstiet par kūku

Pareizāk sakot, par vakara beigām (nobeigumu). Rakstot scenāriju, ļoti svarīgi ir izstrādāt ne tikai pašu ideju, pasākuma tēmu un intrigu, bet arī pārdomāt nobeigumu. Galu galā tas būs pēdējais iespaids par vakara viesiem un klientiem. Ja organizējat kāzas vai dzimšanas dienu, tad, protams, kūka ir brīnišķīgs un pat vēlams pasākums pasākuma noslēgumam. Tomēr, ja jums ir tematiskā ballīte vai korporatīvā ballīte, ir nepieciešama alternatīva vakara noslēgšanai.

Darbs ar profesionāļiem

Dažreiz, ja ir lielisks scenārijs, pasākuma vadītājs saskaras ar tā ieviešanas problēmu. Šajā gadījumā ir svarīgi, lai būtu profesionāla darbuzņēmēju komanda. Tas attiecas uz visām pasākuma detaļām – no gaismas un mūzikas līdz dizaineru tortei.

" Nekas nav neiespējams. Jūs nedrīkstat apturēt fakts, ka darbuzņēmējs nevar kaut ko pabeigt. Vienkārši atrodiet citu mākslinieku."– konsultē Endijs Milnss, 3D pasākumu organizators un producents.

Un visbeidzot. Scenārija rakstīšanai, tāpat kā jebkuram radošam darbam, ir nepieciešama iedvesma. Un diez vai jūs apmeklēs birojā pie datora. Ļaujieties "izrāvienam" sabiedrībā - skatieties jaunas filmas un leģendāras iepriekšējo gadu filmas, lasiet grāmatas, apmeklējiet muzejus, teātrus, apmeklējiet pasākumus. Iedvesma var nākt tad, kad to vismazāk gaidi.

Sastāvs

Neaizmirstamākais notikums.

Kad mēs mācījāmies plkst pamatskola, mums bija daudz interesantu un neaizmirstamu notikumu. Bet visvairāk es atceros KVN pēc I. Krilova fabulām.

Šis bija pirmais pasākums, kuram gatavojāmies kā komanda, bez skolotāja palīdzības. Sākumā mēģinājām sagatavoties paši. Pēc stundām mēs izgājām uz skolas verandu un mēģinājām dramatizēt fabulu no mācību grāmatas. Mēs rāpojām apkārt, vienojāmies, kurš kādu atribūtiku atvedīs uz skatuves, un smējāmies viens par otru. Un pats aizraujošākais bija tas, ka mēs pārtraucām visu mēģinājumu, lai padzītu pretinieku komandu. Bet lietas negāja labi. Pretendenti uz lomām fabulā bija jāpārliecina. Taču ziņkārīgo klasesbiedru “atvairīšanas” lomai nebija gala. Viss beidzās ar to, ka mēs griezāmies pēc palīdzības pie manas mammas.

Lietas gāja ātrāk, bet ne mazāk jautri. Tā kā mēģinājuma laikā mūsu komandā nebija nevienas meitenes, Spāres lomai tika izvēlēta Borja. Pārējie zēni ar entuziasmu sāka apspriest, kā Borisam vajadzētu valkāt grimu un kādas drēbes. Visi īpaši uzstāja uz manas mātes augstpapēžu kurpēm.

Beidzot ilgi gaidītā diena ir pienākusi. Visas mūsu pūles nebija veltīgas. Līdz ar Bori parādīšanos uz skatuves Spāres lomā visi fani un žūrija izlēca no vietām, panākumi bija satriecoši. Mums nebija šaubu, ka ieņemsim pirmo vietu. Un tā arī notika.

Organizē izdevniecība "Tour Business". Pasākums, kas ilga gandrīz visu dienu un norisinājās viesnīcā Moscow Marriott New Arbat, pulcēja visus tūroperatorus, kas pārstāv upju un jūras kruīzus Krievijā, kā arī saistīto nozaru uzņēmumu pārstāvjus.

Upju kruīzi - Vodokhod, GAMA, Infoflot, Eastland, Cruise Fleet Rusich, Mosturflot, NIKA. Jūras kruīzus pārstāvēja VIA MARIS, Inflot Cruises and Travel, Cruise House MK, Neptune, PAC GROUP, Silversea Cruises un ST.PETER LINE. Citi festivāla dalībnieki ir CruiseLine (upju un jūras kruīzi), Radisson Royal Moscow Flotilla un Yar Yachting - upju kruīzi Maskavā, BookingFlot, Natalie Tours, Carlson Tourism un Arctic Tourism Center.

Pats festivāla formāts ir gana interesants un jauns kruīzu tirgum - tas ietver darbnīcu, uzņēmumu meistarklases un preses konferences ar diskusijām. Tikai pirms divām nedēļām, kad tas notika Maskavā, daudzi tūroperatori atzīmēja, ka festivālu gaida ar šaubām, jo nebija skaidrs, kā viss tiks īstenots.

"Kruīzu kompānijām nebūtu iespējams sarunāties savā starpā un organizēt semināru savā starpā," sacīja viena no kruīzu operatoriem pārstāvis.

Bažas nebija pamatotas – interese par pasākumu no tūrisma tirgus pārspēja visas cerības. Un, ja kreiseri par kaut ko varēja sūdzēties, tad tikai par to, ka daudzās izrādēs nebija pietiekami daudz vietu trijās zālēs, kurās tās notika - sapulci apmeklēja vairāk nekā četri simti cilvēku.

“Vārdu vienkārši trūkst, viss ir tik labi sakārtots, ka nevienu izstādi ar forumiem nevar salīdzināt. Tas ir tas, kas bija vajadzīgs kruīzu tirgum. Un interese, ko mēs redzam, ir labākais apstiprinājums. Domas par līdzīgu pasākumu formātu bijām jau pirms vairākiem gadiem, taču rīkot to mūsu uzņēmuma vārdā nebūtu gluži neērti. Un šeit organizators ir neitrāla partija un ir pārstāvēti visi mūsu kolēģi,” sacīja ģenerāldirektors Aleksandrs Saharovs.

“Izstādēs cilvēki lielākoties ir nejauši, vairāk tusējas: atnāca, paķēra Izdales materiāls un pazuda. Izstāžu efektivitāte ar katru gadu paliek arvien mazāka. Un šeit ir dzīva un patiesa interese, tieša mijiedarbība ar publiku,” turpina citas kruīzu kompānijas vadītājs.

“Tas, kā šodien viss noritēja, divreiz pārsniedza manas cerības: viss bija lieliski organizēts un interesants gan mums, gan mūsu partneriem,” rezumē Andrejs Smoļins no uzņēmuma.