Danes se ne bomo dotaknili vseh točk (več kot 100 jih je). Obljubim pa, da bomo upoštevali tiste najosnovnejše in tiste, pri katerih se najpogosteje delajo napake.

Kako organizirati javni dogodek:

Korak 1. Določite namen dogodka.

Prva stvar, ki jo je pomembno storiti v kateri koli zadevi, zlasti v zvezi s poslom: razumeti, komu je dogodek namenjen in za kakšen namen? Morda prodajate suha stranišča in morate privabiti partnerje. Morda imate omrežje zobne klinike, in želite organizirati predstavitveno razstavo za iskanje novih strank/pacientov.

Razmislite, koga potrebujete in zakaj. Zakaj bi morali prenehati s tem, kar počnejo, in rezervirati mesto pri vas? In od tu boste razumeli, o čem naj bo konferenca/razstava/mojstrski tečaj in kako naj bo predstavljen.

2. korak: Izberite lokacijo.

Pred izbiro lokacije je pomembno, da: a) izračunate približno število ljudi, ki se bodo udeležili vašega dogodka, b) dobljeno število zmanjšate za 30 %. Zakaj je to potrebno? Prvič, nekateri se ne bodo mogli udeležiti (tudi če so plačali vstopnico). Drugič, majhna, a nabito polna dvorana je boljša od ogromne, napol prazne dvorane.

3. korak. Izdelajte kvalitetna vabila/letake.

Če želite pravilno narediti letak, morate upoštevati nekaj preprostih pravil:

velik letak (približno A5),
velika in lahko berljiva pisava (po možnosti preproste pisave, ki jih beremo vsak dan, na primer Arial).

Vsebovati mora najmanj besedila, čim več svetlih in elegantnih slik. Namen letaka je odpirati vprašanja in željo po novem. V nobenem primeru ne sme povedati vseh podrobnosti.

*Pomembno: obvezno preverite, ali je na letaku naveden točen naslov, telefonska številka, datum in ura dogodka.

Če imate paket takšnih letakov, jih lahko objavite in razdelite kjerkoli želite (razen na mestih, ki so z zakonom zaščitena pred nezakonitim objavljanjem). Na javnih govorih, s partnerji na prireditvah, na piketih, razstavah, na trgovskih policah – sploh kjer koli že je vaša ciljna publika.

Korak 4. Povabite in potrdite seznam govornikov.

Ko ste se odločili za datum, je čas, da povabite govorce. Če govorci prihajajo k vam iz drugega mesta, potem se je potrebno dogovoriti vsaj 4 tedne pred dogodkom.

5. korak. Povsod razglasite o svojem dogodku in spodbudite druge, da o njem tudi razglasijo.

Danes ne bomo govorili o oglaševanju. Vendar je pomembno omeniti, da je vaša naloga pritegniti največjo pozornost na ta dogodek. Če želite to narediti, morate imeti tako svojo oglaševalsko kampanjo kot PR od: govorcev, partnerjev, udeležencev.
Govorci snemajo video vabila, pošiljajo pisma naročnikom in govorijo o dogodku v socialna omrežja. Partnerji so isti, plus lastni medijski kanali. Udeleženci delijo svoja čustva in se pogovarjajo o dogodku, na primer za darilo (preprosto, a kar je najpomembneje - lahko dostopno).

7. korak: Če je mogoče, uporabite množične medije

Vaš dogodek lahko spremljate tudi na radiu ali televiziji. Če želite to narediti, je dovolj, da se na primer dogovorite za intervju ali poročilo z enim od govorcev na vašem dogodku.

Korak 8. Pripravite vse materiale za dogodek

Na vašem dogodku morate imeti transparente s partnerji, mizo z literaturo na temo dogodka (vaše knjige, knjige partnerjev, govorcev) in izročke. Ljudje si bodo lahko delali zapiske v izročke, vendar to ni glavna stvar. Njihov cilj je, da vas opomnijo po koncu dogodka.

Ko ljudje zapustijo dvorano, praviloma po 20 minutah preidejo na druge stvari. Verjetnost, da se vas bodo sami spomnili čez teden dni, je neverjetno zanemarljiva.

Ko pa bodo videli paket z vašim logotipom, zvezek, koledar ali pisalo z vašega dogodka, se vas bodo zagotovo spomnili. Zato ravnajte s tem odgovorno.

9. korak: Določite moderatorja.

Morate imeti osebo, ki bo spremljala in popravljala predstave. Govorci pogosto ne spremljajo ure, zato je potreben moderator, ki to nadzira in vodi.

Morda bo dvignil znake, na katerih piše "5 minut", ali pa se bo na računalniku pojavil alarm, ki bo opozoril na konec govora čez 10 minut.

Naj povzamemo:

Če nameravate dejansko izpeljati velik dogodek, vsaj ne bi škodilo videti, kako to počnejo drugi. Na primer, na naši zadnji Infokonferenci 2014 se je v dvorano nagnetlo skoraj 3000 ljudi. Je to dober rezultat? Mislim, da ja.

Kmalu bo Infobusiness2.ru gostil naslednji obsežni dogodek za poslovneže - vserusko poslovno konferenco 2015. Z govorniki kot so: Andrey Parabellum, Konstantin Benko, Radislav Gandapas, Nikolay Mrochkovsky, predstavniki banke VTB in Euroset ter mnogi drugi.

Preberite več o tej konferenci na spletni strani, saj vam ne morem na kratko opisati celotnega obsega in moči tega dogodka.

Od 31. januarja do 1. februarja Andrey Parabellum s celotno družbo Infobusiness2.ru in partnerji organizira vserusko poslovno konferenco 2015. In moraš biti, brez napak. Vse ostalo pa izveste na spletni strani, na katero pridete s klikom na spodnji gumb.

Dogodki vsak dan zapolnjujejo naša življenja: nekaterih se ne spomnimo, ker so si podobni, drugi ostanejo v spominu za dolgo časa, ker so bile pri njihovi izvedbi uporabljene edinstvene mehanike in tehnologije. Mnogi od njih so se pojavili pred kratkim, vendar so se uspeli dobro dokazati.

Začnimo s priljubljenim novim izdelkom današnjega časa – obogateno resničnostjo. Ta tehnologija vključuje dopolnjevanje resničnosti s kakršnimi koli virtualnimi predmeti. To pomeni, da se ustvari določen prostor, v katerega je človek postavljen in postane glavni lik dogodka. Enega najbolj osupljivih primerov uporabe obogatene resničnosti najdemo v ZDA. Tam je kanal BBC skupaj z Appshaker Ltd v podporo Blu-ray/DVD Frozen Planet v nakupovalnem središču ustvaril ledeno ploščo, na katero je lahko splezal vsak in si ogledal živali na Arktiki, in živali so bile najdene. na dosegu roke. V akciji so sodelovale cele družine, ki so nato svoje vtise še dolgo delile s prijatelji in znanci.

Nato se preselimo v New York. Tam je multimedijski umetnik Aaron SherwoodFirewall uporabil nadrealistično instalacijo. Na razstavo sem postavil interaktivno platno, ki se ga je bilo treba dotakniti in glede na intenzivnost dotikov in predvajanja glasbe so se na tem platnu pojavljale različne slike. A to še niso vse možnosti tega platna: bil je del predstave v interakciji s publiko – plesalci so izvajali skladbe s platnom, občinstvo na drugi strani pa je videlo sliko plesa.

V nadaljevanju ustvarjalna tema, se obrnimo k tehnologiji, ki poskrbi, da se gledalec počuti kot umetnik in postane udeleženec edinstvenega svetlobno-glasbenega ustvarjanja v projektu Fusion Emotion. Fusion Emotion je edinstven živi eksponat, ki tako kot prejšnji nov izdelek temelji na igri svetlobe in zvoka. Toda samo ta orkester ima tri dirigente, ki »komandirajo« ob svoji plošči na dotik. Te konzole so združene s svetlobnim stebrom in ozvočenjem ter omogočajo trem udeležencem sočasno vodenje svetlobnega in glasbenega orkestra. Vsak udeleženec izbere zvočni kanal, jasno sliši izbrani glas in obarva svoj sektor z barvno lestvico. Barve treh sektorjev se mešajo v stolpcu in nastane kreativna skrivnost, kjer občinstvo postane udeleženec te svetlobno-glasbene akcije.

Obrnimo se na tehnologijo, ki se je pojavila leta 2004, a takrat iz nekega razloga ni bila deležna ustrezne pozornosti, čeprav je lahko dogodkom dodala novost. O meglenem zaslonu bomo zdaj govorili. Megleni zaslon je naprava, ki iz drobnih kapljic vode ustvari ravno površino za prikaz slik ali videoposnetkov. Vsakdo se lahko sprehodi skozi to instalacijo, ne da bi jo uničil. Meglica ne pušča sledi - raztopi se v nekaj sekundah po izklopu.

To tehnologijo, ki traja le nekaj sekund, da se pojavi in izgine, je mogoče uporabiti na razstavah, v nočnih klubih, na predstavitvah lahko služi kot projektorsko platno, lahko se uporablja v trgovski centri in med PR akcijami.

Megleni zasloni ustvarjajo pravljično vzdušje in udeležence dogajanja spreminjajo v superjunake. Ta nov izdelek se osredotoča predvsem na pozitivna čustva in še več pozitivna čustva gostov, svetlejši in bolj nepozaben postane dogodek.

Druga tehnologija, ki se je močno razširila na področju btl in dogodkov, je projekcija. Ta tehnologija se uporablja predvsem na javnih dogodkih ali dogodkih, kjer je treba narediti močan vtis. Živa primera uporabe takšne tehnologije sta 2 primera.

Prva je otvoritvena slovesnost zime Olimpijske igre 2010 v Vancouvru, kjer je celoten stadion postal projekcijska površina, na kateri so se prikazovale scenaristične ideje avtorjev predstave, predvsem pa njen najspektakularnejši del - "Sanjska pokrajina", katere vizualno komponento je skrbelo 30 ogromnih projektorjev, nameščenih po celotnem stadionu.

Druga je ulična akcija "Čarobna govorilnica", ki je decembra 2012 potekala v Braziliji. Zaključni del dogodka je bila pravljična projekcija na strupeno zgradbo, ki je otrokom končno omogočila verjeti v čarobnost božiča.

V btl in event industriji obstaja tehnologija, ki se uporablja tudi na drugih področjih, najpogostejša uporaba je na primer v kinematografih. Da, zdaj govorimo o 3D slikah - ta tehnika se uporablja že dolgo časa in je namenjena ustvarjanju volumetrične številke, ki bo krasilo dogodek in bodelo v oči ostro oko povabljencev. Obseg uporabe tega tehničnega razvoja je obsežen: predstavitve, kinematografi, otvoritvene slovesnosti in številni drugi dogodki. Na primer, v Rusiji je bila ta tehnologija uporabljena pri odpiranju prodaje sistema Windows 8. V eni od trgovin Media Markt je bil slog "ploščičastega" vmesnika sistema Windows 8 vzet kot glavna oblikovalska rešitev za zasnovo trgovine mogoče prikazati zmožnosti novega operacijskega sistema in poudariti dinamičnost. 3D pot, ki je vodila od oboka pri vhodu v trgovino do prostora za novinarske konference. Holografska plošča je prikazala, kako izgledajo ploščice aplikacij »v živo« na začetnem zaslonu v sistemu Windows 8 in ilustracijo delovanja samih aplikacij, vključno z aplikacijo Media Markt s spreminjajočo se ponudbo dneva. Vsak obiskovalec trgovine se je lahko sprehodil po 3D tleh v enem tednu od dneva predstavitve. Povejmo več, ta plošča je imela skupno površino 156 m2 in je bila zaradi svoje velikosti uvrščena v Guinnessovo knjigo rekordov.

Drug nov izdelek je skener čustev, ki sliko uporabnika na zaslonu spremlja s podatki o njegovi starosti, indikatorjih razpoloženja in čustvih, ki jih doživlja. Gostje ne bodo zamudili priložnosti, da se pred kamero pomalicajo in preizkusijo moč svojih čustev ter zmogljivost predstavljene naprave. Obstajata 2 možni možnosti za uporabo te tehnologije. Prvi je zabaven, ko na sredini dvorane stoji skener čustev in vsak lahko preveri, kakšna čustva ga obdajajo. Drugi je informativni, ko skener bere čustva udeležencev in nato ustvari objektivno sliko zaznavanja. Vsi skenerji čustev zajamejo 4 glavne indikatorje - telesno temperaturo, mišični tonus, kožne reakcije in pulz; po teh značilnostih prepoznamo čustva.

Napredek ne miruje, zdaj vam za predstavitev ni treba nositi ogromnih kovčkov in torb z industrijskimi izdelki, danes je dovolj, da imate interaktivne vitrine - pritisnite gumb - in vitrina se bo pojavila na katerem koli želenem mestu in potencial Stranka bo lahko ocenila ne le kakovost blaga, ampak tudi izbor.

Da bi bil dogodek nepozaben, svetel in učinkovit, je potrebno vložiti veliko truda in časa, pa tudi delež ustvarjalnosti pri razvoju ideje in scenarija. Scenarij dogodka je, lahko bi rekli, jedro celotnega dogodka, brez katerega bo dogodek enostavno »razpadel na koščke«.

Dogodkovni scenarij je cela zgodba, s svojim začetkom, vrhuncem in razpletom. Zahvaljujoč dobro premišljenemu programu lahko organizator dogodkov popelje goste v domišljijski, domišljijski svet. Vendar Vodja dogodkov in nadarjen scenarist dogodkov nista ista stvar. Če želite postati pravi guru dogodkov, morate združiti obe lastnosti.

Torej, tukaj je nekaj nasvetov, kako napisati popoln scenarij:

Analizirajte, kdo je vaša stranka

Pomemben sestavni del uspeha dogodka je natančno razumevanje interesov strank, njihovih želja in hkrati zmožnosti. Ne pozabite razjasniti vseh podrobnosti s stranko in izvedeti njeno mnenje o številnih vprašanjih. Tako se boste izognili nesporazumom in stranka bo zadovoljna. Okolje, življenjski slog in razpoloženje stranke vam lahko dajo pravo idejo za scenarij. Nujno je, da dogodek v končni fazi izraža značaj stranke in da se stranka počuti kot gostiteljica večera in ne kot gost.

Osredotočite se na trende dogodkov

Pomembno je ne samo ustvariti sebe kreativne ideje in nove teme za dogodke, ampak tudi za osredotočanje na preostali trg dogodkov. Z analizo preteklih dogodkov v svetu - organizacija, predstavitev, teme - po eni strani dobite nov videz in ideje, na drugi strani pa primerjajte svoje delo z delom svojih konkurentov, pri čemer razumete svoje prednosti in problematična področja. Poleg tega ima prireditveni prostor svoje modni trendi in področja, ki jih mora poklicni organizator upoštevati pri razvoju scenarija za nov dogodek. « Lani, po izidu filma Veliki Gatsby, so bili vsi dogodki okrašeni v elegantnem slogu zgodnjega 20. stoletja. Letos je najbolj priljubljen, popolnoma nov koncept Vilenska pravljica,”– komentira oblikovalec dogodka najnovejše trende.

Podrobno razmislite o vrhuncu večera

Pričakovanje je eden najbolj intrigantnih človeških občutkov. Če želite, da se o vašem dogodku govori in se ga udeležite, na podlagi scenarija določite, kaj (ali kdo) bo vrhunec večera. Odvisno od teme dogodka je to lahko nastop slavnega umetnika, barvita predstava ali predstavitev novega izdelka (v primeru poslovnega večera). Ko določite prihodnjo spletko večera, ustvarite potrebno vznemirjenje okoli nje.

Ne bojte se eksperimentirati

Dogodek je vedno nekaj novega in nenavadnega. Redko se zgodi, da stranka najame upravitelja dogodkov, da ponovi ali kopira pretekli dogodek. Nasprotno, naročnik od organizatorja pričakuje nekakšen čudež, kakršnega še ni bilo. Kot svetuje: « Naj vas ne bo strah poustvariti katere koli fantazije. Razširite meje svoje domišljije in dodajte zanimive podrobnosti."

Ne pozabite na torto

Oziroma o koncu (razpletu) večera. Pri pisanju scenarija je zelo pomembno, da izdelate ne le samo idejo, temo in spletko dogodka, ampak tudi razmislite o koncu. Navsezadnje bo to zadnji vtis gostov in strank večera. Če organizirate poroko ali rojstni dan, potem je seveda torta čudovita in celo zaželena možnost za zaključek dogodka. Vendar, če imate tematska zabava oz korporativni praznik, je potrebna alternativa za zaključek večera.

Sodelujte s strokovnjaki

Včasih se upravitelj dogodkov, ki ima odličen scenarij, sooči s težavo njegovega izvajanja. V tem primeru je pomembna strokovna ekipa izvajalcev. To velja za vse podrobnosti dogodka - od svetlobe in glasbe do dizajnerske torte.

»Nič ni nemogoče. Ne sme vas ustaviti dejstvo, da izvajalec nečesa ne more dokončati. Samo najdi drugega umetnika."– svetuje Andy Milnes, organizator in producent 3D dogodkov.

In končno. Pisanje scenarija, tako kot vsako ustvarjalno delo, zahteva navdih. In malo je verjetno, da vas bo obiskal v pisarni za računalnikom. Dovolite si »vpade« v družbo - oglejte si nove filme in legendarne filme preteklih let, berite knjige, obiščite muzeje, gledališča, pojdite na prireditve. Navdih lahko pride, ko ga najmanj pričakujete.

Sestava

Najbolj nepozaben dogodek.

Ko smo študirali pri osnovna šola, smo imeli veliko zanimivih in nepozabnih dogodkov. Najbolj pa se spominjam KVN, ki temelji na basni I. Krylova.

To je bila prva prireditev, na katero smo se pripravljali ekipno, brez pomoči učitelja. Sprva smo se poskušali pripraviti sami. Po pouku smo odšli na šolsko verando in poskušali dramatizirati pravljico iz učbenika. Lezili smo naokoli, se dogovarjali, kdo bo prinesel kakšne atribute za sceno, in se smejali drug drugemu. In najbolj razburljivo je bilo to, da smo prekinili celotno vajo, da bi odgnali nasprotno ekipo. Toda stvari niso šle dobro. Kandidate za vloge v basni je bilo treba prepričati. A vlogi »odbijanja« radovednih sošolcev ni bilo konca. Vse se je končalo tako, da sva se po pomoč obrnila na mamo.

Stvari so šle hitreje, a nič manj zabavno. Ker v času vaje v naši ekipi ni bilo deklet, je bil Borya izbran za vlogo Kačjega pastirja. Ostali fantje so začeli vneto razpravljati o tem, kako naj se Boris naliči in kakšna oblačila naj nosi. Še posebej so vsi vztrajali pri maminih čevljih z visoko peto.

Končno je prišel dolgo pričakovani dan. Ves naš trud ni bil zaman. Ko se je na odru pojavil Bori v vlogi Kačjega pastirja, so vsi oboževalci in žirija poskočili s sedežev, uspeh je bil osupljiv. Nismo dvomili, da bomo osvojili prvo mesto. In tako se je zgodilo.

Organizira založba "Tour Business". Dogodek, ki je trajal skoraj ves dan in je potekal v moskovskem hotelu Marriott New Arbat, je združil vse organizatorje potovanj, ki zastopajo rečna in morska križarjenja v Rusiji, ter predstavnike podjetij iz sorodnih panog.

Rečna križarjenja - Vodokhod, GAMA, Infoflot, Eastland, Cruise Fleet Rusich, Mosturflot, NIKA. Morska križarjenja so zastopali VIA MARIS, Inflot Cruises and Travel, Cruise House MK, Neptune, PAC GROUP, Silversea Cruises in ST.PETER LINE. Drugi udeleženci festivala so CruiseLine (rečna in morska križarjenja), Radisson Royal Moscow Flotilla in Yar Yachting - rečna križarjenja v Moskvi, BookingFlot, Natalie Tours, Carlson Tourism in Arctic Tourism Center.«

Sam format festivala je precej zanimiv in nov za trg križarjenj – vključuje delavnico, mojstrske tečaje podjetij in tiskovne konference z razpravami. Še pred dvema tednoma, ko je potekal v Moskvi, so številni organizatorji potovanj ugotovili, da festival pričakujejo z dvomom, saj ni bilo jasno, kako bo vse potekalo.

»Ne bi šlo, da bi se križarjenja pogovarjala med seboj in med seboj organizirala delavnice,« je dejal predstavnik enega od operaterjev križarjenj.

Strahovi niso bili upravičeni – zanimanje za dogodek s turističnega trga je preseglo vsa pričakovanja. In če bi se križarji lahko nad čim pritoževali, je bilo le to, da je bilo na številnih predstavah premalo sedežev v treh dvoranah, kjer so bile - srečanja se je udeležilo več kot štiristo ljudi.

»Preprosto ni besed, vse je tako dobro organizirano, da se nobene razstave ne morejo primerjati s forumi. To je potreboval trg križarjenj. In zanimanje, ki ga vidimo, je najboljša potrditev. O podobni obliki dogodka smo razmišljali že pred leti, a izvedba v imenu našega podjetja ne bi bila povsem neprijetna. In tu je organizator nevtralna stran in zastopani so vsi naši sodelavci,« je dejal Alexander Sakharov, generalni direktor.

»Na razstavah so ljudje večinoma naključni, bolj se družijo: prišli so, zagrabili izroček in izginil. Učinkovitost razstav je vsako leto manjša. In tukaj je živo in pristno zanimanje, neposredna interakcija z občinstvom,« nadaljuje direktor druge družbe za križarjenje.

»Danes je vse skupaj dvakrat preseglo moja pričakovanja: vse je bilo odlično organizirano in zanimivo, tako za nas kot za naše partnerje,« povzame Andrej Smolin iz podjetja.