Dnes se nedotkneme všech bodů (je jich více než 100). Ale slibuji, že zvážíme ty nejzákladnější a ty, ve kterých se nejčastěji dělají chyby.

Jak uspořádat veřejnou akci:

Krok 1. Určete účel události.

První věc, kterou je důležité udělat v každém podnikání, zejména pokud jde o podnikání: pochopit, komu je akce věnována a za jakým účelem? Možná prodáváte suché skříně a potřebujete přilákat partnery. Možná máte síť zubní kliniky a chcete dát do vitríny najít nové klienty/pacienty.

Přemýšlejte o tom, koho potřebujete a proč. Proč by měli nechat všechno, co dělají, a rezervovat si u vás? A odtud pochopíte, o čem by měla být konference \ výstava \ master class a jak se podává.

Krok 2. Vyberte umístění.

Před výběrem místa je důležité: a) vypočítat přibližný počet lidí, kteří se vaší akce zúčastní, b) snížit výsledný počet o 30 %. Proč je to nutné? Za prvé, někteří lidé nebudou moci přijít (i když zaplatili za vstupenku). Za druhé, je lepší mít malý, ale zaplněný sál, než obrovské hlediště, ale poloprázdné.

Krok 3. Vytvořte kvalitní letáky/pozvánky.

Pro správné vytvoření letáku platí několik jednoduchých pravidel:

velký leták (cca A5),
velké a čitelné písmo (nejlépe jednoduché písmo, které čteme každý den, např. Arial).

Text by měl být minimální, jasné a stylové obrázky - maximum. Účelem letáku je vzbudit otázky a chuť dozvědět se více. V žádném případě by neměla říkat všechny podrobnosti.

*Důležité: Ujistěte se, že leták obsahuje přesnou adresu, telefonní číslo, datum a čas akce.

S balíkem těchto letáků je můžete zveřejňovat a distribuovat, kam chcete (kromě míst, která jsou zákonem chráněna před nelegálním zveřejňováním). Na veřejných vystoupeních, s partnery na akcích, na demonstracích, výstavách, na pultech obchodů – obecně, ať je vaše cílová skupina kdekoli.

Krok 4: Pozvěte a schvalte seznam řečníků.

Jakmile se rozhodnete pro rande, je čas pozvat řečníky. Pokud k vám přednášející přijedou z jiného města, pak je potřeba se domluvit minimálně 4 týdny před akcí.

Krok 5 Rozkřikněte svou událost všude a povzbuzujte všechny, aby o ní i ostatních křičeli.

Dnes nebudeme mluvit o reklamě. Je ale důležité zmínit, že vaším úkolem je na tuto událost maximálně upozornit. K tomu musí nutně fungovat jak vaše reklamní kampaň, tak PR od: řečníků, partnerů, účastníků.
Řečníci natáčejí video pozvánky, posílají dopisy odběratelům a mluví o události sociální sítě. Partneři – to samé, plus jejich vlastní mediální kanály. Účastníci sdílejí své emoce a mluví o akci např. o dárek (jednoduchý, ale hlavně snadno dostupný).

Krok 7: Kdykoli je to možné, používejte hromadná média

O své události můžete také informovat v rádiu nebo televizi. K tomu stačí například domluvit si rozhovor nebo reportáž s některým z řečníků na vaší akci.

Krok 8. Připravte všechny materiály pro akci

Vaše akce musí mít bannery s partnery, stůl s literaturou k tématu akce (vaše knihy, knihy partnerů, řečníci) a letáky. V písemkách si lidé budou moci dělat poznámky, ale to není to hlavní. Jejich cílem je připomenout vám po skončení akce.

Když lidé odejdou ze sálu, zpravidla po 20 minutách budou reorganizováni na jiné věci. Pravděpodobnost, že si na vás za týden sami vzpomenou, je neuvěřitelně zanedbatelná.

Když ale uvidí balíček s vaším logem, zápisník, kalendář nebo propisku z vaší akce, určitě si na vás vzpomenou. Berte to tedy zodpovědně.

Krok 9. Jmenujte moderátora.

Musíte mít osobu, která bude sledovat a korigovat výkony. Řečníci často nesledují hodiny, takže je zapotřebí moderátor, který to bude kontrolovat a řídit.

Možná zvedne nějaké cedule s nápisem „5 minut“, nebo se na počítači zobrazí budík, který za 10 minut signalizuje konec představení.

Pojďme si to shrnout:

Pokud máte v úmyslu skutečně pořádat velkou událost, přinejmenším byste udělali dobře, kdybyste viděli, jak to dělají ostatní. Například na naší poslední Infokonferenci-2014 se do sálu tísnilo téměř 3000 lidí. Je to dobrý výsledek? Myslím, že ano.

Velmi brzy bude Infobusiness2.ru hostit další rozsáhlou událost pro podnikatele - All-Russian Conference on Business-2015. S řečníky jako: Andrey Parabellum, Konstantin Benko, Radislav Gandapas, Nikolay Mrochkovsky, zástupci VTB Bank a Euroset a mnoho dalších.

Určitě si přečtěte více o této konferenci na webových stránkách, protože v kostce vám nemohu sdělit rozsah a sílu této akce.

Od 31. ledna do 1. února pořádá Andrey Parabellum společně s celou společností Infobusiness2.ru a partnery All-Russian Business Conference-2015. A měli byste být bez pochyb. A zbytek se dozvíte na webu, na který přejdete kliknutím na tlačítko níže.

Události naplňují naše životy každý den: některé z nich si nepamatujeme, protože jsou si navzájem podobné, některé zůstávají v paměti po dlouhou dobu, protože při jejich realizaci byly použity jedinečné mechaniky a technologie. Mnoho z nich se objevilo nedávno, ale dokázali se prokázat na dobré straně.

Začněme oblíbenou novinkou dnešní doby – rozšířenou realitou. Tato technologie zahrnuje přidání reality s libovolnými virtuálními objekty. Čili vzniká určitý prostor, do kterého je člověk umístěn a stává se hlavní postavou události. Jeden z nejjasnějších příkladů využití rozšířené reality lze nalézt ve Spojených státech amerických. Tam kanál BBC společně s Appshaker Ltd na podporu Blu-ray / DVD Frozen Planet vytvořil v nákupním centru ledovou kry, na kterou mohl kdokoli vylézt a vidět zvířata Arktidy, a zvířata byla nalezena na délka ruky. Do akce se zapojily celé rodiny, které následně dlouho sdílely své dojmy s přáteli a známými.

Dále se přesuneme do New Yorku. Právě tam multimediální umělec Aaron SherwoodFirewall použil surrealistickou instalaci. Na výstavu umístil interaktivní plátno, které se muselo dotýkat a podle intenzity doteků a znějící hudby se na tomto plátně objevovaly různé obrázky. Ale to nejsou všechny možnosti tohoto plátna: bylo to součástí představení při interakci s publikem - tanečníci předváděli skladby s plátnem a diváci naopak viděli obraz tance.

V pokračování kreativní téma, pojďme k technologii, díky které se divák cítí jako umělec a stává se účastníkem jedinečné světelné a hudební tvorby v projektu Fusion Emotion. Fusion Emotion je unikátní živý exponát, který je stejně jako předchozí novinka založen na hře světla a zvuku. Ale pouze v tomto orchestru jsou tři dirigenti, kteří "velí" blízko svého dotykového panelu. Tyto konzoly jsou kombinovány se světelným sloupem a ozvučením a umožňují třem účastníkům současně dirigovat světelný a hudební orchestr. Každý účastník si vybere zvukový kanál, jasně slyší vybraný hlas a vybarví svůj sektor pomocí barevné škály. Barvy tří sektorů se mísí ve sloupci a vzniká kreativní tajemství, kde se diváci stávají účastníky této světelné a hudební akce.

Vraťme se k technologii, která se objevila již v roce 2004, ale pak z nějakého důvodu nedostala náležitou pozornost, i když byla schopna dát událostem novinku. Zamlžená obrazovka – to je to, o čem si teď povíme. Mlhová obrazovka je zařízení, které z nejmenších kapiček vody vytváří rovnou plochu pro zobrazování obrázků nebo videí. Každý může projít touto instalací, aniž by ji zničil. Mlha nezanechává žádné stopy - po vypnutí se během pár sekund rozpustí.

Tato technologie, které trvá jen několik sekund, než se objeví a zmizí, může být použita na výstavách, akcích v nočních klubech, na prezentacích, může sloužit jako plátno pro projektor, může být použita v nákupní centra a během PR kampaní.

Mlžné obrazovky vytvářejí báječnou atmosféru a účastníci akce se proměňují v superhrdiny. Tato novinka se zaměřuje především na pozitivní emoce, a to ještě více pozitivní emoce hosty, tím jasnější a zapamatovatelnější se událost stane.

Další technologií, která se v oblasti btl a eventů rozšířila, je projekce. Tato technologie se používá především na veřejných akcích nebo akcích, kde je potřeba udělat silný dojem. Živými příklady použití této technologie jsou 2 případy.

První z nich je zahajovací ceremoniál Zimy olympijské hry 2010 ve Vancouveru, kde se celý stadion stal projekční plochou, na které byly zobrazeny scénáře autorů pořadu, a zejména jeho nejvelkolepější část - „Krajina snů“, o jejíž vizuální složku se staralo 30 obrovských projektorů rozmístěných po celém stadionu. .

Druhým je pouliční magický telefonní automat, který se konal v Brazílii v prosinci 2012. Závěrečnou částí akce byla pohádková projekce na jedovatou stavbu, která konečně dala dětem příležitost uvěřit v kouzlo Vánoc.

V btl a eventovém průmyslu existuje technologie, která se používá i v jiných oblastech, například nejčastější využití je v kinech. Ano, mluvíme nyní o 3D obrazu – tato technika se používá již dlouhou dobu a je zaměřena na tvorbu objemové údaje, která bude ozdobou akce a bude něčím, na co se bystrému oku pozvaných padlo. Rozsah tohoto technického rozvoje je rozsáhlý: prezentace, kina, slavnostní zahájení a mnoho dalších akcí. Například v Rusku byla tato technologie použita při zahájení prodeje Windows 8. V jednom z obchodů Media Markt byl styl „dlaždicového“ rozhraní Windows 8 považován za hlavní designové řešení obchodu. 3D chodník, který vedl z oblouku u vstupu do prodejny do prostoru tiskové konference. Holografický panel ukázal, jak vypadají živé dlaždice aplikací na obrazovce Start ve Windows 8 a ilustrace samotných aplikací, včetně aplikace Media Markt s měnícími se nabídkami dne. Každý návštěvník prodejny se mohl po 3D podlaze projít do týdne ode dne prezentace. Ještě si řekněme, že tento panel měl celkovou plochu 156 m2 a svou velikostí se dostal do Guinessovy knihy rekordů.

Novinkou je také skener emocí, který obraz uživatelů na obrazovce doprovází údaji o jejich věku, indikátorech nálady a také o tom, jakou emoci prožívají. Hosté si nenechají ujít příležitost zašklebit se před kamerou, aby si vyzkoušeli sílu svých emocí a výkon prezentovaného zařízení. Existují 2 možnosti použití této technologie. První je zábavná, kdy je skener emocí uprostřed sálu a každý si může ověřit, jaké emoce prožívá. Druhá je informativní, kdy skener čte emoce účastníků a následně vytváří objektivní obraz vnímání. Všechny snímače emocí zachycují 4 hlavní ukazatele - tělesnou teplotu, svalový tonus, kožní reakce a puls, právě podle těchto vlastností se emoce rozpoznávají.

Pokrok se nezastaví, nyní na prezentaci nepotřebujete nosit obrovské kufry a tašky s vyrobeným zbožím, dnes stačí mít interaktivní vitríny - stisknete tlačítko - a vitrína se objeví na libovolném místě a potenciální klient bude moci zhodnotit nejen kvalitu zboží, ale i sortiment.

Aby byla událost zapamatovatelná, jasná a velkolepá, je nutné vynaložit hodně úsilí a času a také podíl kreativity na rozvíjení nápadu a scénáře. Dalo by se říci, že jádrem celé akce je scénář události, bez kterého se akce prostě „rozpadne“.

Scénář události je celý příběh s vlastní zápletkou, vyvrcholením a rozuzlením. Díky promyšlenému programu může event manažer zavést hosty do fiktivního, fantazijního světa. nicméně Event manager a talentovaný event spisovatel nejsou totéž. Ale abyste se stali skutečným guru událostí, musíte obě vlastnosti spojit.

Zde je tedy pár tipů, jak napsat dokonalý scénář:

Analyzujte, kdo je vaším zákazníkem

Důležitou součástí úspěchu akce je přesné pochopení zájmů zákazníků, jejich přání a zároveň jejich možností. Nezapomeňte si s klientem vyjasnit všechny detaily, zjistit jeho názor na řadu otázek. Vyhnete se tak nedorozuměním a klient bude spokojen. Prostředí, životní styl, nálada klienta vám může dát ten správný nápad pro scénář. Je nutné, aby akce v konečném důsledku vyjadřovala charakter zákazníka a aby se klient cítil jako hostitel večera, nikoli jako host.

Zaměřte se na trendy událostí

Důležité je nejen tvořit kreativní nápady a nová témata pro události, ale také se zaměřte na zbytek trhu s událostmi. Analýza minulých událostí ve světě – organizace, prezentace, témata – to na jedné straně získáte Nový vzhled a nápady a na druhé straně korelovat svou práci s prací konkurentů, pochopit své silné a problematické stránky. Kromě toho má oblast události své vlastní módní trendy a směry, které musí profesionální organizátor vzít v úvahu při vývoji scénáře pro novou událost. « Loni, po vydání Velkého Gatsbyho, byly všechny akce vyzdobeny ve stylu šiku z počátku 20. století. Letos nejoblíbenější, zcela nový koncept, elfí pohádka“,- event designer komentuje nejnovější trendy.

Přemýšlejte podrobně o vyvrcholení večera

Očekávání je jednou z nejzajímavějších lidských emocí. Pokud chcete, aby se o vaší akci mluvilo a chtěli jste se jí zúčastnit, pracujte na scénáři a určete, co (nebo kdo) bude vrcholem večera. V závislosti na tématu akce se může jednat o vystoupení známého umělce, barevnou show, prezentaci nového produktu (v případě obchodního večera). Poté, co jste určili budoucí intriku večera, vytvořte kolem ní potřebné vzrušení.

Nebojte se experimentovat

Akce je vždy něčím novým a neobvyklým. Je vzácné, aby si klient najal manažera událostí, aby opakoval nebo kopíroval minulou událost. Klient naopak očekává od pořadatele jakýsi zázrak, dosud nevídaný. Jak bylo doporučeno: « Nebojte se znovu vytvořit jakoukoli fantazii. Posuňte hranice své fantazie a přidejte zajímavé detaily.“

Nezapomeňte na dort

Nebo spíše o konci (rozuzlení) večera. Při psaní scénáře je velmi důležité propracovat nejen samotný nápad, téma a intriku akce, ale také promyslet konec. Ostatně to bude poslední dojem hostů a klienta z večera. Pokud pořádáte svatbu nebo narozeniny, pak je samozřejmě dort skvělou, a dokonce žádoucí možností, jak akci zakončit. Pokud však máte tématická párty nebo firemní večírek potřebují alternativu k uzavření večera.

Spolupracujte s profesionály

Někdy se manažer události, který má skvělý scénář, potýká s problémem jeho implementace. V tomto případě je důležité mít profesionální tým dodavatelů. To platí pro všechny detaily akce – od světla a hudby až po designový dort.

" Nic není nemožné. Nemělo by vás zastavit to, že zhotovitel něco neumí. Jen si najdi jiného umělce"- radí Andy Milnes, organizátor a producent 3D akcí.

A nakonec. Psaní scénářů jako každá kreativní práce vyžaduje inspiraci. A je nepravděpodobné, že vás navštíví v kanceláři u počítače. Dovolte si „výpady“ do společnosti – sledujte nové filmy a legendární filmy minulých let, čtěte knihy, navštěvujte muzea, divadla, choďte na akce. Inspirace může přijít, když to nejméně čekáte.

Psaní

Nejpamátnější událost.

Když jsme se učili základní škola Zažili jsme mnoho zajímavých a nezapomenutelných akcí. Nejvíc ale vzpomínám na KVN podle bajek I. Krylova.

Byla to první akce, na kterou jsme se připravovali jako tým, bez pomoci učitele. Nejprve jsme se snažili připravit sami. Po škole jsme vyšli na školní verandu a pokusili se zinscenovat bajku z učebnice. Plazili jsme se, domlouvali se, kdo jaké atributy na scénu přinese, smáli se na sebe. A nejživější na tom bylo, že jsme přerušili celou zkoušku, abychom odehnali soupeřící tým. Ale věci nedopadly dobře. Uchazeče o role v bajce bylo třeba přemlouvat. Role „řidiče“ zvědavých spolužáků ale nebrala konce. Vše skončilo tím, že jsme se obrátili o pomoc na mou matku.

Věci šly rychleji, ale neméně zábavné. Vzhledem k tomu, že v době zkoušky nebyly v našem týmu žádné dívky, byla pro roli Vážky vybrána Borya. Zbytek kluků začal s nadšením diskutovat o tom, jak Borise nalíčit, jaké by měl nosit oblečení. Hlavně všichni trvali na maminčiných botách s vysokými podpatky.

Konečně nastal ten dlouho očekávaný den. Veškeré naše úsilí nebylo marné. Tím, že se na scéně objevil Boris v roli Vážky, všichni fanoušci i porota „spadli ze sedadel“, byl úspěch ohromující. Nepochybovali jsme o tom, že obsadíme první místo. A tak se také stalo.

Pořádá nakladatelství "Tourbusiness". Na akci, která trvala téměř celý den a konala se v areálu hotelu Moscow Marriott Novy Arbat, se sešli všichni touroperátoři zastupující říční a námořní plavby v Rusku a také zástupci společností z příbuzných oborů.

Plavby po řece - Vodokhod, GAMA, Infoflot, Eastland, Rusich Cruise Fleet, Mosturflot, NIKA. Námořní plavby zastupovaly VIA MARIS, Inflot cruises and travel, Cruise House MK, Neptun, PAC GROUP, Silversea Cruises a ST.PETER LINE. Mezi další účastníky festivalu patří CruiseLine (plavby po řece a po moři), Radisson Royal Flotilla, Moskva a Yar Yachting – procházky po řece v Moskvě, BookingFlot, Natalie Tours, Carlson Tourism a Arctic Tourism Center Grumant“.

Samotný formát festivalu je pro výletní trh docela zajímavý a nový – jde jak o workshop, tak o mistrovské kurzy firem a tiskové konference s diskusemi. Před dvěma týdny, když se konal v Moskvě, mnoho touroperátorů poznamenalo, že festival očekávají s pochybami, protože nebylo jasné, jak bude vše realizováno.

„Nebylo by možné, aby výletní společnosti vystupovaly před jinými a domlouvaly si mezi sebou workshopy,“ řekl zástupce jednoho z provozovatelů výletních lodí.

Obavy nebyly namístě - zájem o akci ze strany turistického trhu předčil všechna očekávání. A pokud si mohli „křižníci“ na něco stěžovat, tak jen na to, že mnohá představení neměla dostatek míst ve třech sálech, kde se konala – setkání se zúčastnilo více než čtyři sta lidí.

„Neexistují žádná slova, vše je tak dobře organizované, že žádná výstava se nedá srovnávat s fóry. To je to, co trh výletních lodí potřeboval. A zájem, který vidíme, je tím nejlepším potvrzením. O takovém formátu akcí jsme uvažovali již před několika lety, ale nebylo by úplně nepohodlné je pořádat jménem naší společnosti. A zde je organizátorem neutrální strana a jsou zde zastoupeni všichni naši kolegové,“ řekl generální ředitel Alexander Sacharov.

„Na výstavách jsou lidé většinou náhodní, chodí se víc poflakovat: přišli, chytili Leták a zmizel. Efektivita výstav je rok od roku menší a menší. A tady je živý a opravdový zájem, přímá interakce s publikem,“ pokračuje manažer další výletní společnosti.

„To, jak vše dnes probíhalo, dvakrát předčilo moje očekávání: vše je skvěle zorganizované a zajímavé, jak pro nás, tak pro naše partnery,“ shrnuje Andrey Smolin ze společnosti.